40% af klubberne under Dansk Taekwondo Forbund benytter i forvejen Mentoclub som deres medlemssystem mens resten af klubberne enten benytter tilsvarende medlemssystem fra andre udbydere eller endnu ikke har et automatiseret medlemssystem.
Fordelen ved at samtlige klubber benytter det samme medlemssystem er følgende:
- Alle udøvere er registreret i egen klub med de klassiske medlemsdata (navn, adresse, fødselsdag, kontaktoplysninger, billede mv.). Når medlemmet bliver oprettet i klubben, bliver de automatisk oprettet i forbundet. Klubben oplever derved en stor administrativ besparelse ved ikke at udføre samme handling, flere gange i forskellige systemer – først i eget medlemssystem og derefter i forbundets nuværende medlemshåndtering.
- Alle har sit eget elektroniske taekwondopas med følgende oplysninger: gradueringshistorik, stævnehistorik, kursushistorik, landsholds- samt UC-tilknytning. Taekwondopasset gør at udøverne kan se egne bedrifter, ligesom vi kender det fra ”gamle” dage.
- Altid opdateret data både på klubniveau og forbundsniveau, samt automatisk registrering af f.eks. bæltegrader.
- Nemmere håndtering af graduering og opdatering af grader.
- Når der skal indberettes til CFR, bidrager systemet med en liste over alle der har været aktive i minimum 3. måneder i det forgangne år.
- Stævneaktive i kamp bliver tildelt et fighterpas som erstatter MyFightBook, så udøverne har informationerne samlet i ét system – det elektroniske taekwondopas.
- Tilknytning i flere klubber er muligt med samme licens (licens trækkes naturligvis kun én gang fra ”moderklubben”). Det samme gør sig gældende for UC og Landshold.
- Flytning af medlemmer fra én klub til en anden klub automatiseres på den måde at den modtagne klub anmoder afgivne klub om udøveren, og når anmodningen godkendes af den afgivne klub, overføres udøveren.
- Ved stævner, kurser samt sommerlejr kan klubbens udøvere tilmelde sig direkte i deres eget medlemssystem som herefter automatisk synkroniseres med forbundets begivenheder. Det medfører at forbundet samt øvrige klubber løbende kan se hvor mange der er tilmeldt aktiviteten – det betyder også at den stævneansvarlige klub ved hvor mange der er tilmeldt stævnet dags dato.
- Klubbens information er opdateret på forbundsniveau så det er tilgængeligt hvem der er formand og kasserer samt på hvilke telefonnumre man kan træffe klubbens nøglepersoner.
Derudover giver systemet mulighed for at forbundet kan tilbyde klubberne følgende:
- Kompetencepanel som klubberne kan byde ind på, det kan både være sportslige- og faglige kompetencer såsom eks. læger, dommere, tekniktræner, ekspert i selvforsvar, m.fl.
- Oversigt over gradueringsansvarlige som kan graduere i klubber, hvor der ikke en gradueringsberettiget.
- Målrettet kommunikation til de medlemmer der har vist interesse ved forskellige forbundstiltag. Det kan eks. være at en træner som bliver påmindet om at der opstartes en træner 2 uddannelse, hvilket er næste naturlige træneruddannelse efter endt træner 1. Det kunne også være stævneaktive som bliver gjort opmærksomme på at der udbydes et stævne.
- Nem og automatiseret licensopkrævning, hvor klubberne ikke skal ind og ”aktivere” sine licenser igen. Dette kører helt automatisk fra den dag man bliver meldt ind og ét år frem.
- Mulighed for at udbyde aktiviteter på forbundsniveau eller med omkringliggende klubber.
Informationsmøder om det nye medlemssystem
Dansk Taekwondo Forbund og Mentoclub inviterer til informationsmøder omkring det nye medlemssystem:
Øst for Storebælt: tirsdag d. 2. maj kl. 19.00 – 20.30 i Roskilde Taekwondo klub , Københavnsvej 106H, 4000 Roskilde.
Vest for Storebælt: tirsdag d. 16. maj kl. 19:00 – 20.30 i Vejle Taekwondo Klub, Horsensvej 74A, 7100 Vejle
Tilmelding til informationsmødet sker til [email protected] senest 2 dage før afholdelse.
Har du nogle spørgsmål er du velkommen til at kontakte Udviklingskonsulent, Mikkel Køster Kongsbøg på
[email protected]
eller 40476235.
I løbet af den næste uge vil der blive delt en nyhed omkring besparelser, de samlede omkostninger samt det forventede antal arbejdstimer, overgangen til Mentoclub, vil reducere i forbundet. Herefter deles information om hvordan I, som klub, kommer i gang med brugen af det nye medlemssystem.
Hvis du ikke har læst første nyhed omkring samarbejdsaftalen, kan den findes
HER