Samarbejdet om nyt medlemssystem samt håndtering af forbundets online løsninger skal i fremtiden håndteres af Mentoclub. Vi er rigtige glade for den aftale vi har indgået, fordi forbundet har behov for en IT-fornyelse som vil medføre at det bliver lettere og billigere at være medlem af en klub under Dansk Taekwondo Forbund, samt gøre det lettere at være klub under Dansk Taekwondo Forbund. Desuden skal det nye system automatisere en lang række arbejdsprocesser og dermed lette det administrative arbejde i forbundet.
Lethed og enkelthed har været omdrejningspunktet i dialogen med Mentoclub, og i arbejdet med at designe hvordan det nye medlemssystem skal tage sig ud. Vores første ønske med det nye system er at genindføre Taekwondo passet, men i et elektronisk format.
For udøverne:
Taekwondo passet, skal rumme alle bedrifter indenfor sporten, det være sig: uddannelser, gradueringer, stævnedeltagelse samt resultater, lejrdeltagelse, statistik over træninger, tilknytning til UC og landshold, lægeattest, børneattest, rollebeskrivelse og meget mere. Passet vil løbende og automatisk blive opdateret, da enhver deltagelse i forbundsaktiviteter i fremtiden skal ske via tilmelding gennem den elektroniske profil.
Fremover ønsker vi en årlig forbundslicens, baseret på den dato man blev meldt ind.
For klubberne:
Medlemssystemet vil samtidig indeholde en lang række fordele for klubberne, hvor mange af de tidskrævende poster ligeledes vil automatiseres. Klubberne vil opleve at det bliver nemmere at tilmelde sig forbundsaktiviteter, at licens indbetalinger sker automatisk via medlemssystemet samt mulighed for at CFR-opgørelser automatisk indberetter på klubbernes vegne.
Systemet vil også indeholde synkronisering med forbundets kalender.
For Klubberne tilbyder vi en totalløsning, der omfatter medlemshåndtering, kontingent, licensopkrævninger, stævne og andre aktivitetsopkrævninger, automatisk betaling via klubkort, en personlig klubhjemmeside med mulighed for webshop, mulighed for klubskifte uden forbundets direkte involvering, samt mulighed for integrering af klubbens økonomiske transaktioner med Dinero, E-conomics eller andre økonomistyrringssystemer.
Klubberne som er drevet af frivillige kræfter, vil alle opnå 5 frilicenser til bestyrelsesmedlemmer eller trænere.
For forbundet:
For forbundet betyder et velkørende medlemssystem at der er færre manuelle administrative opgaver som tager tid for bestyrelsen og de ansatte – den tid kan vi fremadrettet benytte på mere komplekse og visionære tiltag til gavn for hele Taekwondo Danmark.
Det nye medlemssystem betyder automatisering af følgende processer; medlemmer flyttes mellem klubber uden forbundets involvering (såfremt der er enighed og ikke er kontingentrestance), licensen er afgørende for om du kan tilmelde dig forbundsaktiviteter og dermed skal denne proces ikke kontrolleres manuelt af forbundet, pengeflowet fra udøver til klub til forbund automatiseres samt at tilmeldinger til aktiviteter såsom stævner, kurser og sommerlejr opdateres i realtid så man løbende har mulighed for at se antal tilmeldte.
Derudover giver det forbundet mulighed for eks. at tilbyde diverse fagligheder, til klubberne, gennem et kompetencepanel (læger til stævner, gæsteundervisere/trænere, gradueringsberettigede, specialister, mm.).
Forbundet kommer til at spare mange penge på denne løsning, som tilmed vil sikre at vi kan fastholde licensniveauet til trods for stigende inflation kombineret med at der pt. håndteres mange manuelle processer.
Ved overgang til det nye medlemssystem, tilbyder forbundet gratis licens for alle nye medlemmer resten af året.
Tilmed vil forbundet sikre en betalingsfri indkørselsperiode for alle klubber.
Kort opsummeret bliver alting nemmere for udøverne, klubberne og for forbundet.
Vi vil i løbet af foråret kommunikere ud omkring de praktiske forhold.
Er man nysgerrig om at høre mere til funktionalitet, så hører vi gerne fra jer på følgende mail:
[email protected]
Vi ser frem til omlægning i samarbejde med alle klubberne under Dansk Taekwondo Forbund.
Med sportslig og IT-hilsner
Bestyrelsen